Doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, phân phối, bán lẻ, F&B và logistics có chung một điểm khó: hàng hóa luân chuyển liên tục mỗi ngày, trong khi sổ sách phải đúng ngay từ chứng từ gốc. DR9 hỗ trợ hạch toán, kê khai thuế và đối soát doanh thu cho các mô hình này tại ĐBSCL. Dưới đây là những đặc thù cần lưu ý và cách DR9 phối hợp cùng doanh nghiệp.
Đặc thù kế toán thương mại, phân phối, xuất khẩu
Doanh nghiệp thương mại, phân phối và xuất khẩu phải quản lý đồng thời ba việc có độ phức tạp cao. Thứ nhất là công nợ: khách hàng mua qua nhiều kênh với nhiều chính sách thanh toán, chiết khấu. Thứ hai là tồn kho nhiều mặt hàng: mỗi mã hàng có thể có nhiều lô, nhiều kho, giá vốn khác nhau, nên cần phương pháp tính giá và đối chiếu xuất – nhập – tồn nhất quán. Thứ ba là hệ thống hóa đơn, chứng từ phải khớp với doanh thu trên sổ.
Hoạt động xuất khẩu đòi hỏi chứng từ chặt hơn: hợp đồng, hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan, chứng từ vận tải, chứng từ thanh toán phải được lưu đầy đủ. DR9 hỗ trợ hạch toán và kê khai thuế đúng quy định cho hoạt động thương mại, xuất khẩu, giúp sổ sách kiểm tra ngược được về chứng từ gốc. Bạn có thể xem thêm các ngành DR9 phục vụ để đối chiếu với mô hình của mình.
Đặc thù kế toán bán lẻ và F&B
Với mô hình bán lẻ có nhiều điểm bán hoặc giao dịch số lượng lớn mỗi ngày, DR9 hỗ trợ triển khai phần mềm quản lý bán hàng kết nối hóa đơn điện tử, giúp đối soát doanh thu nhanh chóng, chính xác. Dữ liệu bán hàng từng điểm bán được so khớp với hóa đơn đã xuất và dòng tiền thực tế, nhờ đó phát hiện sớm lệch.
Ngành F&B có đặc thù nguyên liệu tươi sống, hao hụt hàng ngày và doanh thu tiền mặt. DR9 hỗ trợ xây dựng quy trình ghi nhận doanh thu, chi phí nguyên liệu và xuất hóa đơn điện tử phù hợp với mô hình kinh doanh ăn uống. Quy trình hướng tới ghi nhận chi phí nguyên liệu theo thực tế sử dụng, hao hụt đúng bản chất, gắn phiếu nhập, phiếu xuất kho với doanh thu trong kỳ.
Đặc thù kế toán logistics
Ngành logistics có đặc thù về chi phí vận chuyển, kho bãi và nhiều đối tác vận tải khác nhau. DR9 hỗ trợ hạch toán chi phí dịch vụ vận tải, kho bãi và quản lý công nợ với các đối tác trong chuỗi cung ứng. Tách rõ chi phí trực tiếp, chi phí thuê ngoài và chi phí chung theo từng chuyến giúp doanh nghiệp thấy hiệu quả thực của từng tuyến.
DR9 hỗ trợ những gì
- Hạch toán và kê khai thuế: ghi nhận doanh thu, giá vốn, chi phí đúng kỳ, đúng bản chất; lập tờ khai và báo cáo thuế theo quy định.
- Công nợ và tồn kho: theo dõi phải thu, phải trả theo từng đối tượng; đối chiếu xuất – nhập – tồn theo mã hàng và kho.
- Hóa đơn và đối soát doanh thu: kết nối phần mềm bán hàng với hóa đơn điện tử, đối soát theo điểm bán.
- Chứng từ xuất khẩu: kiểm tra, lưu trữ hồ sơ và đối chiếu doanh thu xuất khẩu với chứng từ, thanh toán.
- Tổ chức dữ liệu: sắp xếp chứng từ, sổ sách, kỳ kế toán để số liệu truy vết về chứng từ gốc.
Các đầu việc trên nằm trong dịch vụ kế toán trọn gói của DR9, điều chỉnh theo chế độ kế toán và đặc điểm vận hành.
Ai phù hợp
- Doanh nghiệp thương mại, phân phối, xuất khẩu có danh mục hàng hóa lớn, nhiều công nợ.
- Chuỗi bán lẻ, cửa hàng nhiều điểm bán, giao dịch số lượng lớn.
- Quán ăn, nhà hàng, cơ sở F&B có nguyên liệu tươi sống, hao hụt mỗi ngày.
- Đơn vị logistics, vận tải có nhiều đối tác, chi phí cần tách theo chuyến.
- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh ĐBSCL chuyển từ ghi chép thủ công sang sổ sách kiểm tra được.
Quy trình phối hợp với DR9
DR9 bắt đầu bằng việc trao đổi để hiểu mô hình kinh doanh: ngành hàng, số điểm bán, kênh phân phối, cách ghi nhận doanh thu và chi phí. Từ đó hai bên thống nhất phạm vi công việc, chế độ kế toán áp dụng và tần suất trao đổi dữ liệu.
Tiếp theo, DR9 rà soát chứng từ và dữ liệu hiện có, sắp xếp lại danh mục đối tượng, mã hàng, mã kho và kỳ kế toán để việc ghi nhận không trùng hoặc thiếu. Với bán lẻ, F&B, phần mềm bán hàng và hóa đơn điện tử được kiểm tra để dữ liệu đổ về đúng đầu mối đối soát.
Trong quá trình làm việc, doanh nghiệp bàn giao chứng từ theo thỏa thuận; DR9 hạch toán, kê khai, đối soát và phản hồi điểm cần bổ sung. Hai bên thống nhất đầu mối phụ trách trao đổi thông tin; cuối mỗi kỳ DR9 tổng hợp số liệu và báo cáo trước khi sang kỳ tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp
Đối soát doanh thu khi có nhiều điểm bán thế nào?
Dữ liệu bán hàng của từng điểm bán được kết nối với hóa đơn điện tử và đối chiếu với dòng tiền thực tế. Cách làm này phân biệt rõ doanh thu đã xuất hóa đơn, chưa xuất và các khoản điều chỉnh, thay vì tổng hợp cả chuỗi thành một con số.
Hao hụt nguyên liệu trong ngành F&B cần được hạch toán ra sao?
Hao hụt được ghi nhận theo chứng từ thực tế về nguyên liệu nhập, xuất và tiêu hao trong kỳ, tách khỏi chi phí nguyên liệu đã tạo ra doanh thu. Ghi nhận đúng bản chất giúp chi phí trong kỳ sát hoạt động kinh doanh và hạn chế chênh lệch khó giải trình khi đối chiếu kho.
Doanh nghiệp xuất khẩu cần chuẩn bị những chứng từ gì?
Hồ sơ gồm hợp đồng, hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan, chứng từ vận tải và chứng từ thanh toán. DR9 kiểm tra tính khớp nhau giữa chứng từ và doanh thu đã ghi nhận, đồng thời hỗ trợ lưu trữ phục vụ việc giải trình khi cần.
DR9 có làm việc cùng phần mềm doanh nghiệp đang dùng không?
Có. DR9 kiểm tra phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử hiện tại, rồi thống nhất đầu mối dữ liệu và cách đối soát. Với mô hình nhiều điểm bán, việc kết nối dữ liệu bán hàng với hóa đơn điện tử được ưu tiên thực hiện trước.
Doanh nghiệp cần tư vấn? Liên hệ DR9 để được khảo sát thực tế và tư vấn phù hợp.
