Thu mua theo mùa vụ, giá cả biến động từng ngày và nhiều giao dịch đầu vào không có hóa đơn truyền thống là những đặc thù khiến kế toán thủy hải sản khác khá nhiều so với ngành thương mại thông thường. Với doanh nghiệp sơ chế, cấp đông, bài toán còn nặng hơn ở khâu theo dõi hao hụt và tính giá thành sau đóng gói. Bài viết này tóm tắt những điểm cần lưu ý và cách DR9 đồng hành cùng doanh nghiệp thủy hải sản tại ĐBSCL.
Đặc thù kế toán ngành thủy hải sản
Ngành nông – thủy sản có đặc thù thu mua theo mùa vụ, giá cả biến động và nhiều giao dịch không có hóa đơn đầu vào truyền thống. Nguyên liệu có thể đến từ hộ nuôi trồng, tàu đánh bắt, vựa thu gom hoặc thương lái nhỏ lẻ, mỗi nguồn có cách ghi nhận khác nhau. Không tổ chức chứng từ ngay từ lúc mua vào, doanh nghiệp dễ gặp khó khăn khi giải trình chi phí và xác định giá vốn từng lô. DR9 hỗ trợ xây dựng chứng từ thu mua hợp lệ, hạch toán giá thành hàng dở dang phù hợp với chu kỳ sản xuất nông nghiệp, khi chi phí phát sinh liên tục nhưng thành phẩm chỉ hình thành sau cả một chu kỳ.
Với doanh nghiệp sơ chế, cấp đông, yêu cầu theo dõi còn chặt chẽ hơn: nguyên liệu đầu vào, hao hụt trong quá trình chế biến và giá thành sản phẩm sau đóng gói đều phải được ghi nhận thành mạch. Cùng một lượng nguyên liệu, tỷ lệ thu hồi khác nhau sẽ cho ra giá thành khác nhau, nên nếu chỉ tập hợp chi phí theo tháng mà không tách theo lô thì con số giá thành khó dùng để định giá bán. DR9 hỗ trợ thiết lập hệ thống hạch toán giá thành phù hợp với đặc thù chế biến nông – thủy sản, bám theo quy trình sản xuất thực tế của nhà máy.
DR9 hỗ trợ những gì
Công việc được triển khai theo bốn nhóm nội dung gắn trực tiếp với vận hành hằng ngày của doanh nghiệp:
- Xây dựng chứng từ thu mua hợp lệ: rà soát từng nguồn nguyên liệu để chọn hình thức chứng từ phù hợp, hướng dẫn ghi chép, lưu trữ và đối chiếu phiếu thu mua với phiếu nhập kho, thanh toán, để chi phí mua vào có căn cứ.
- Hạch toán giá thành hàng dở dang: xác định điểm dừng của chi phí trong chu kỳ sản xuất, tách phần đã kết chuyển và phần còn nằm ở hàng dở dang, để giá thành kỳ này không bị đội lên bởi nguyên liệu chưa hoàn thành.
- Theo dõi hao hụt sơ chế, cấp đông: ghi nhận tỷ lệ thu hồi, phân biệt hao hụt tự nhiên trong bảo quản với hao hụt do chế biến, làm cơ sở kiểm soát thất thoát.
- Tính giá thành sau đóng gói: tập hợp chi phí nguyên liệu, chế biến và đóng gói để ra giá thành đơn vị từng mặt hàng, phục vụ định giá bán.
Các nội dung này nằm trong dịch vụ kế toán trọn gói của DR9, từ dựng hệ thống tài khoản, mã đối tượng theo dõi đến lập báo cáo theo kỳ.
Ai phù hợp
DR9 phù hợp với những đơn vị mà hoạt động mua vào – chế biến – bán ra diễn ra liên tục và cần sổ sách phản ánh đúng thực tế đó. Hai nhóm thường gặp gồm:
- Hộ nuôi trồng, đánh bắt đang chuyển đổi lên mô hình doanh nghiệp: đã có hoạt động sản xuất – kinh doanh ổn định nhưng sổ sách, chứng từ còn theo thói quen của hộ kinh doanh, cần chuẩn hóa để vận hành như một doanh nghiệp thực thụ.
- Cơ sở sơ chế – cấp đông – đóng gói thủy hải sản tại Đồng Tháp, Tiền Giang và các tỉnh ĐBSCL: có nhiều lô nguyên liệu, mặt hàng và công đoạn, cần theo dõi chi phí, hao hụt theo từng lô thay vì ghi nhận chung.
Bên cạnh thủy hải sản, DR9 còn đồng hành cùng nhiều lĩnh vực khác; xem thêm các ngành DR9 phục vụ để đối chiếu với hoạt động của mình.
Quy trình phối hợp với DR9
DR9 bắt đầu bằng việc trao đổi trực tiếp để nắm quy mô, ngành nghề, hiện trạng sổ sách và phần mềm doanh nghiệp đang dùng, từ đó hai bên thống nhất phạm vi công việc và những đầu việc cần chuẩn bị trước khi dựng hệ thống.
Ở giai đoạn triển khai, đội ngũ DR9 thiết lập hệ thống tài khoản, danh mục đối tượng theo dõi và biểu mẫu chứng từ theo đặc thù thủy hải sản của doanh nghiệp, đồng thời chuyển dữ liệu hiện có và hướng dẫn nhân sự cách ghi chép hằng ngày. Sau khi hệ thống đi vào vận hành, DR9 tiếp tục đồng hành trong các kỳ tiếp theo: kiểm tra tính khớp của chứng từ, cập nhật thay đổi chính sách thuế và điều chỉnh quy trình khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
Câu hỏi thường gặp
Không có hóa đơn đầu vào thì có hạch toán được không?
Thu mua từ hộ nuôi, tàu đánh bắt hay thương lái nhỏ lẻ thường không có hóa đơn giá trị gia tăng. DR9 rà soát từng nguồn hàng để xác định hình thức chứng từ phù hợp theo quy định hiện hành, hướng dẫn doanh nghiệp ghi nhận và lưu đủ hồ sơ kèm theo, để chi phí mua vào có căn cứ hợp lệ.
Hao hụt trong chế biến được tính vào chi phí thế nào?
Hao hụt cần được nhận diện theo bản chất: phần nằm trong định mức sản xuất thường được tính vào giá thành sản phẩm, còn phần vượt định mức cần tách riêng để doanh nghiệp biết thất thoát đến từ đâu. DR9 thiết lập cách ghi nhận tỷ lệ thu hồi theo từng công đoạn sơ chế, cấp đông và đóng gói.
Hàng dở dang cuối kỳ phải xử lý ra sao?
Thủy hải sản có chu kỳ sản xuất riêng, cuối kỳ có thể còn nguyên liệu đang chế biến hoặc sản phẩm chưa hoàn thiện. DR9 xác định cách tập hợp chi phí cho phần hàng dở dang và cách kết chuyển phần đã hoàn thành, để giá thành kỳ này không đội lên bởi chi phí thuộc về kỳ sau.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi làm việc với DR9?
Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ pháp lý, hợp đồng và giấy tờ mua bán hiện có, dữ liệu kế toán đang dùng và mô tả sơ bộ quy trình sản xuất – bán hàng, để DR9 khảo sát nhanh hơn và đề xuất cách hạch toán sát thực tế.
Doanh nghiệp cần tư vấn? Liên hệ DR9 để được khảo sát thực tế và tư vấn phù hợp.
