Đổi tên, chuyển trụ sở, bổ sung ngành nghề, thay người đại diện hay tăng vốn — doanh nghiệp và hộ kinh doanh thường băn khoăn giấy tờ đăng ký kinh doanh có cần thay đổi không và thực hiện thế nào cho đúng. Hầu hết biến động này đều cần cập nhật kịp thời để giấy tờ pháp lý luôn khớp với hoạt động thực tế. DR9 tóm tắt dưới đây các trường hợp cần thay đổi đăng ký kinh doanh, hồ sơ chuẩn bị và việc cần làm tiếp theo.
Những trường hợp nào cần thay đổi đăng ký kinh doanh?
Với doanh nghiệp, các thay đổi dưới đây thuộc nội dung đăng ký và cần làm thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính:
- Đổi tên công ty, địa chỉ trụ sở hoặc người đại diện theo pháp luật;
- Tăng, giảm vốn điều lệ, bổ sung hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh;
- Thay đổi thành viên, cổ đông của công ty;
- Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, ví dụ từ công ty TNHH sang công ty cổ phần.
Hộ kinh doanh đổi tên, đổi chủ hộ, chuyển địa điểm, thay đổi ngành nghề hay vốn đăng ký cũng cần làm thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh.
Vì sao cần thông báo thay đổi đúng hạn?
Giấy chứng nhận đăng ký là căn cứ để xuất hóa đơn, ký hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng và kê khai thuế. Giấy tờ lệch với thực tế, ví dụ đã chuyển trụ sở mà hóa đơn vẫn ghi địa chỉ cũ, sẽ gây phiền toái với cơ quan thuế, ngân hàng và đối tác.
Theo Luật Doanh nghiệp hiện hành và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi; hộ kinh doanh cũng phải thực hiện thủ tục khi có biến động. Thông báo chậm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh gồm những gì?
Tùy loại hình và nội dung thay đổi, hồ sơ thường gồm:
- Thông báo thay đổi hoặc giấy đề nghị đăng ký thay đổi theo mẫu quy định;
- Văn bản thể hiện quyết định của chủ sở hữu, biên bản họp và nghị quyết của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông;
- Giấy tờ liên quan nội dung thay đổi: địa điểm mới, giấy tờ tùy thân người đại diện mới, văn bản chuyển nhượng vốn;
- Giấy chứng nhận đăng ký hiện hành khi cần cấp lại.
Doanh nghiệp nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc nộp trực tiếp; hộ kinh doanh nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện. Hồ sơ hợp lệ sẽ được cập nhật hoặc cấp giấy chứng nhận mới; chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu giúp tránh bổ sung nhiều lần.
Chuyển trụ sở, đổi địa điểm cần lưu ý gì?
Chuyển trụ sở là thay đổi phổ biến khi doanh nghiệp dời sang mặt bằng mới hoặc chuyển giữa các tỉnh trong khu vực, chẳng hạn từ Tiền Giang sang Long An hay Cần Thơ. Chuyển khác tỉnh còn gắn với cơ quan thuế quản lý mới và địa chỉ trên hóa đơn, hồ sơ khai thuế, cần rà soát kỹ để hoạt động không gián đoạn.
Hộ kinh doanh chuyển sang quận, huyện khác nên hỏi trước cơ quan đăng ký kinh doanh nơi dự định chuyển đến để được hướng dẫn cụ thể.
Sau khi hoàn tất thay đổi, cần làm gì tiếp theo?
Thay đổi chưa dừng lại ở giấy chứng nhận mới; doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên cập nhật đồng bộ:
- Hóa đơn, chữ ký số phải khớp tên, địa chỉ mới, không xuất theo thông tin cũ;
- Cập nhật hồ sơ tại cơ quan thuế, ngân hàng và các bên đang hợp tác;
- Thông báo cho khách hàng, nhà cung cấp về thông tin liên hệ mới;
- Đối chiếu hồ sơ kế toán, hồ sơ khai thuế với thông tin đăng ký mới.
DR9 đồng hành trong thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh
DR9 cung cấp dịch vụ kế toán – thuế cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh và hợp tác xã tại ĐBSCL, hỗ trợ khách hàng rà soát trường hợp phát sinh, soạn văn bản nội bộ, chuẩn bị hồ sơ thay đổi, theo dõi đến khi hoàn tất và hướng dẫn việc đi kèm về thuế, hóa đơn, chữ ký số. Nếu muốn thực hiện đúng, tránh sai sót, hãy liên hệ DR9 để được tư vấn phù hợp với tình hình thực tế.
Doanh nghiệp mới bắt đầu có thể tham khảo bài viết về thủ tục thành lập doanh nghiệp. Cách DR9 phối hợp với khách hàng qua từng bước được trình bày trong bài về quy trình hợp tác với DR9.
Bài viết được biên soạn bởi Hiếu — Kế toán trưởng tại DR9, 20 năm kinh nghiệm ngành thuế – kế toán, trong đó 10 năm phục vụ trực tiếp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và hợp tác xã tại Đồng Tháp. Thông tin trong bài mang tính tham khảo; doanh nghiệp nên trao đổi với DR9 để được tư vấn phù hợp với tình hình thực tế.
Pingback: Thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp | DR9