Bảo hiểm xã hội là nghĩa vụ bắt buộc với doanh nghiệp có người lao động, không loại trừ SME hay hộ kinh doanh. Với lao động thời vụ, theo mùa phổ biến ở Đồng bằng sông Cửu Long, xác định đúng đối tượng tham gia, căn cứ đóng và kỳ hạn kê khai giúp doanh nghiệp tránh lãi chậm đóng và rủi ro khi kiểm tra. DR9 – dịch vụ kế toán, thuế tại Mỹ Tho, Tiền Giang – tổng hợp các điểm cốt lõi để bạn chủ động sắp xếp ngân sách và hồ sơ ngay từ đầu.
Doanh nghiệp nào phải tham gia bảo hiểm xã hội
Doanh nghiệp, hợp tác xã và hộ kinh doanh sử dụng lao động theo hợp đồng lao động xác định thời hạn, không xác định thời hạn hoặc hợp đồng theo mùa vụ từ đủ một tháng trở lên đều thuộc diện bắt buộc theo quy định hiện hành. Lao động thời vụ, theo mùa trong chế biến nông, thủy sản cũng có thể thuộc diện tham gia nếu hợp đồng đủ điều kiện, nên hãy rà soát ngay khi tuyển dụng, trước khi trả lương.
Những khoản phải đóng và căn cứ tính đóng
Mức đóng gồm nhiều quỹ: ốm đau – thai sản, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp, hưu trí – tử tuất, cùng bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn tùy từng đối tượng. Phần doanh nghiệp đóng thường lớn hơn phần trích từ lương, nên cần dự trù ngân sách ngay từ khi lập kế hoạch.
- Căn cứ đóng là tiền lương ghi trong hợp đồng lao động cùng phụ cấp, khoản bổ sung thuộc diện tính đóng.
- Mức đóng có giới hạn tối thiểu và tối đa; khi lương tối thiểu vùng thay đổi, căn cứ đóng cần cập nhật theo.
- Tỷ lệ đóng do Nhà nước quy định và có thể thay đổi, nên rà soát quy định mới hằng năm.
Quy trình đăng ký, kê khai và nộp tiền
Sau khi thành lập, doanh nghiệp có lao động thuộc diện tham gia phải đăng ký với cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở, rồi duy trì các bước sau:
- Đăng ký danh sách người lao động kèm hợp đồng lao động theo mẫu quy định.
- Cập nhật kịp thời khi có lao động mới, lao động nghỉ việc hoặc thay đổi tiền lương làm căn cứ đóng.
- Kê khai và nộp tiền đúng hạn theo kỳ quy định; lưu tờ khai, chứng từ nộp tiền để đối chiếu.
- Chốt, xác nhận quá trình đóng khi người lao động nghỉ việc để bảo đảm quyền lợi.
Đây là nhóm thủ tục hành chính doanh nghiệp kế toán cần nắm chắc, vì sai sót khi kê khai có thể dẫn đến yêu cầu khai bổ sung, điều chỉnh hồ sơ.
Sai sót thường gặp với doanh nghiệp nhỏ
Rủi ro của SME vùng ĐBSCL thường do bỏ sót lao động hoặc đóng sai căn cứ:
- Quên đưa lao động thời vụ, lao động ngắn hạn vào danh sách dù hợp đồng đủ điều kiện.
- Kê khai tiền lương đóng thấp hơn thực trả, dễ bị truy thu khi đối chiếu dữ liệu.
- Chậm nộp tiền và hồ sơ khiến phát sinh lãi chậm đóng, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
- Hồ sơ lưu thiếu như hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ nộp tiền nên khó giải trình khi được hỏi.
- Thiếu quá trình đóng khiến người lao động khiếu nại lúc hưởng chế độ, ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.
Bảo hiểm xã hội với sổ sách và thuế
Bảo hiểm xã hội cũng ảnh hưởng trực tiếp đến sổ sách kế toán và chi phí thuế:
- Phần đóng của doanh nghiệp được hạch toán vào chi phí khi đóng đúng, đủ và có chứng từ hợp lệ.
- Phần trích từ lương người lao động cần theo dõi trên sổ sách để đối chiếu cuối kỳ với số thực nộp.
- Danh sách khai bảo hiểm nên khớp với danh sách trả lương và khai thuế thu nhập cá nhân.
- Chênh lệch chi phí nhân sự với hồ sơ bảo hiểm dễ bị đặt câu hỏi khi quyết toán thuế.
Khi nào nên để kế toán dịch vụ đồng hành
Theo dõi bảo hiểm xã hội cần cập nhật quy định và rà soát hồ sơ thường xuyên; với doanh nghiệp tự quản lý, sai sót nhỏ dễ trở thành chi phí lớn. Kế toán dịch vụ DR9 hỗ trợ rà soát danh sách lao động, xác định căn cứ đóng, chuẩn bị hồ sơ kê khai và phối hợp khi cơ quan bảo hiểm xã hội có yêu cầu. Bạn có thể liên hệ DR9 để trao đổi tình hình thực tế của doanh nghiệp mình, hoặc tham khảo quy trình hợp tác với DR9 để nắm các bước triển khai dịch vụ.
Bài viết được biên soạn bởi Hiếu — Kế toán trưởng tại DR9, 20 năm kinh nghiệm ngành thuế – kế toán, trong đó 10 năm phục vụ trực tiếp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và hợp tác xã tại Đồng Tháp. Thông tin trong bài mang tính tham khảo; doanh nghiệp nên trao đổi với DR9 để được tư vấn phù hợp với tình hình thực tế.
