Hộ kinh doanh cần làm sổ sách gì? Mẫu sổ theo Thông tư 152/2025 và cách ghi
Hộ không nộp thuế GTGT, TNCN (doanh thu từ 1 tỷ trở xuống) chỉ cần sổ doanh thu mẫu S1a-HKD. Hộ trên 1 tỷ tính TNCN theo tỷ lệ trên doanh thu dùng sổ S2a-HKD. Hộ tính TNCN theo thu nhập (bắt buộc với hộ trên 3 tỷ) dùng bốn sổ S2b, S2c, S2d, S2e-HKD.
Các mẫu sổ ban hành kèm Thông tư 152/2025/TT-BTC. Hộ được ghi sổ bằng giấy hoặc phần mềm, được nhờ người nhà hay thuê dịch vụ ghi giúp, và phải lưu sổ, chứng từ ít nhất 5 năm.
📚 Hộ mình dùng bộ sổ nào
Bộ sổ đi theo cách nộp thuế, không theo ngành. Xác định nhóm trước rồi mới mở sổ.
💡 Chưa biết hộ thuộc nhóm nào? Cộng doanh thu mọi kênh bán trong năm, kể cả chuyển khoản và bán trên sàn. Xem cách xác định nhóm trong bài hộ kinh doanh kê khai thuế thế nào.
Từ 1 tỷ trở xuống
- Không nộp thuế GTGT, TNCN.
- Dùng S1a-HKD: sổ chi tiết doanh thu bán hàng, dịch vụ.
- Là căn cứ thông báo doanh thu năm và biết khi nào sắp vượt 1 tỷ.
Trên 1 tỷ, TNCN theo tỷ lệ
- Dùng S2a-HKD.
- Ghi doanh thu tách theo từng nhóm ngành, từng tỷ lệ thuế.
- Hợp với hộ bán nhiều loại hàng, vừa bán hàng vừa làm dịch vụ.
TNCN theo thu nhập
- Bắt buộc với hộ trên 3 tỷ; hộ trên 1 tỷ đến 3 tỷ được chọn.
- Dùng bốn sổ: S2b doanh thu, S2c doanh thu và chi phí, S2d vật tư, hàng hóa, S2e tiền.
- Chi phí không ghi sổ, không có chứng từ thì không được trừ.
Vuốt ngang để xem thêm
✍️ Ghi từng sổ thế nào
Ghi đều tay mỗi ngày hoặc mỗi tuần. Để dồn cuối quý là lúc số liệu bắt đầu lệch với sao kê ngân hàng.
💡 Ví dụ một dòng sổ doanh thu: ngày 05/10 · diễn giải “bán hàng tạp hóa trong ngày” · số tiền 3.200.000 đồng. Hộ có hóa đơn điện tử thì ghi thêm số hóa đơn để đối chiếu.
Sổ doanh thu (S1a, S2a, S2b)
- Ghi ngày, diễn giải, số tiền cho từng lần bán hoặc tổng trong ngày.
- S2a tách cột theo nhóm ngành để tính đúng tỷ lệ thuế.
- Cộng tháng, cộng quý, cộng năm.
Sổ doanh thu, chi phí (S2c)
- Ghi các khoản chi: mua hàng, thuê mặt bằng, điện nước, lương, vận chuyển.
- Mỗi dòng chi phí gắn với một chứng từ.
- Cuối kỳ lấy doanh thu trừ chi phí ra thu nhập tính thuế.
Sổ kho (S2d), sổ tiền (S2e)
- S2d: nhập, xuất, tồn từng mặt hàng, vật tư.
- S2e: thu, chi, tồn tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
- Cuối tháng đối chiếu S2e với quỹ thực tế và sao kê.
Vuốt ngang để xem thêm
📎 Chứng từ cần giữ và lưu bao lâu
Sổ chỉ đáng tin khi mỗi dòng có chứng từ đi kèm. Đây cũng là thứ cơ quan thuế hỏi đầu tiên khi kiểm tra.
Chứng từ bán ra
- Hóa đơn điện tử đã lập (nếu có).
- Phiếu thu, biên nhận bán hàng.
- Sao kê tài khoản nhận tiền đã khai với cơ quan thuế.
Chứng từ mua vào, chi phí
- Hóa đơn mua hàng đứng tên hộ.
- Hợp đồng thuê mặt bằng, hóa đơn điện, nước.
- Bảng lương, chứng từ trả lương.
Lưu trữ
- Giữ sổ và chứng từ ít nhất 5 năm (Thông tư 152/2025/TT-BTC).
- Được lưu bản giấy hoặc bản điện tử.
- Sắp theo tháng để tìm lại nhanh khi cần giải trình.
Vuốt ngang để xem thêm
👥 Ai ghi sổ cho hộ
Thông tư 152/2025/TT-BTC cho phép hộ tự sắp xếp người ghi sổ, không bắt buộc có kế toán chuyên nghiệp.
Chủ hộ hoặc người nhà
- Hợp với hộ dùng sổ S1a, S2a, ít giao dịch.
- Ghi bằng sổ giấy hoặc bảng tính.
- Cần kỷ luật ghi hằng ngày.
Dùng phần mềm
- Phần mềm bán hàng tự ghi doanh thu mỗi lần tính tiền.
- Phần mềm kế toán in đúng mẫu sổ S1a đến S2e.
- Hóa đơn điện tử tự đổ vào sổ, không phải gõ lại.
Thuê dịch vụ kế toán
- Hợp với hộ tính thuế theo thu nhập, có kho, có nhân viên.
- Hộ gửi chứng từ qua Zalo, bên dịch vụ ghi sổ, khai thuế.
- Chủ hộ vẫn chịu trách nhiệm về số liệu, nên xem lại sổ mỗi quý.
Vuốt ngang để xem thêm
⚠️ Những lỗi sổ sách hay gặp ở hộ kinh doanh
Phần lớn lỗi đến từ thói quen dùng tiền, không phải từ mẫu sổ.
Lỗi thường gặp
- Dùng chung tài khoản gia đình và tài khoản bán hàng.
- Chỉ ghi tiền mặt, quên tiền chuyển khoản.
- Mua hàng không lấy hóa đơn, chi phí không có chứng từ.
- Không theo dõi tồn kho nên không biết giá vốn.
Hậu quả
- Doanh thu trên sổ lệch với sao kê, bị yêu cầu giải trình.
- Tính thuế theo thu nhập nhưng không chứng minh được chi phí.
- Khai thiếu bị truy thu, phạt và tính tiền chậm nộp.
Cách tránh
- Mở một tài khoản riêng cho kinh doanh.
- Ghi sổ mỗi ngày hoặc để phần mềm tự ghi.
- Lấy hóa đơn cho mọi lần mua hàng.
- Đối chiếu sổ với sao kê trước mỗi kỳ khai.
Vuốt ngang để xem thêm
🤝 DR9 làm sổ sách cho hộ kinh doanh
DR9 là đại lý chính thức MISA và làm dịch vụ kế toán, thuế tại Mỹ Tho. Hộ chọn tự ghi trên phần mềm, hoặc giao DR9 ghi sổ và khai thuế.
MISA ASP
Nền tảng kế toán dịch vụ: đơn vị kế toán ghi sổ, chủ hộ theo dõi tiến độ và nắm dữ liệu.
Vuốt ngang để xem thêm
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có phải làm sổ sách không?
Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ dùng mẫu sổ nào?
Hộ kinh doanh trên 3 tỷ cần những sổ nào?
Hộ kinh doanh có được ghi sổ trên phần mềm không?
Ai được ghi sổ kế toán cho hộ kinh doanh?
Sổ sách, chứng từ hộ kinh doanh phải lưu bao lâu?
Muốn có bộ sổ đúng mẫu ngay tháng này?
Gọi hoặc nhắn Zalo, cho DR9 biết doanh thu năm và ngành hàng. DR9 chỉ đúng bộ sổ hộ cần và cách ghi, miễn phí. Nhắn từ khóa “ưu đãi DR9 năm đầu” để nhận ưu đãi năm đầu. Trụ sở: 77A Nguyễn Trung Trực, Phường Mỹ Tho, Đồng Tháp · Thứ 2 – Thứ 6, 08:00–17:00.
Nội dung pháp lý được đối chiếu với văn bản đang có hiệu lực, cập nhật 26/09/2026: Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, Nghị định 68/2026/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP, Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15. Mỗi hộ có tình huống riêng, nên trao đổi trực tiếp trước khi áp dụng. Duyệt chuyên môn: Kế toán trưởng Hiếu, DR9.